Interdyscyplinarne uwarunkowania zaburzeń płodności II

Regulamin Konferencji “Interdyscyplinarne uwarunkowania zaburzeń płodności II ”

§1. Postanowienia wstępne

1.1. Niniejszy Regulamin określa prawa i obowiązki Uczestników Konferencji

“Interdyscyplinarne uwarunkowania zaburzeń płodności II ” zwanej w dalszej części Regulaminu „Konferencji”.

1.2. Konferencja odbędzie się w dniach 27 – 28. 10. 2023 r. w ibis Styles Lublin Stare Miasto, al. Solidarności 7, 20-841 Lublin (doba hotelowa trwa od godz. 15:00 do godz. 11:00), zwanym w dalszej części Regulaminu „Hotelem”.

1.3. Organizatorem merytorycznym Konferencji jest:

Polskie Towarzystwo Andrologiczne

1.4. Powierzono logistyczne zorganizowanie Konferencji firmie 4OpenMind sp. komandytowa, z siedzibą: Aleje Jerozolimskie 89 / 43, 02-001 Warszawa, NIP: 7011098466, Regon: 522658965, zwanej w dalszej części Regulaminu „Organizatorem”.

1.5. Uczestnikami Konferencji mogą być lekarze specjaliści, osoby uprawnione do wystawiania recept lub osoby prowadzące obrót produktami leczniczymi oraz inne osoby związane zawodowo z tematyką Kongresu oraz przedstawiciele sponsorów, w dalszej części Regulaminu zwani są „Uczestnikami”.

1.6. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia Uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników Konferencji.

1.7. W ramach Konferencji odbędą się wykłady wolne od treści marketingowych. Plan Konferencji dostępny jest na stronie internetowej. Jednocześnie Organizator zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za formę i treść wygłaszanych przez prelegentów tez i poglądów.

1.8. W ramach Konferencji mogą odbywać się sesje warsztatowe, naukowe oraz wystawa przedsiębiorstw branży farmaceutycznej i sprzętu medycznego w specjalnie wyznaczonej strefie wystawców..

1.9. Oficjalny serwis internetowy Konferencji znajduje się pod adresem https://dlalekarzy.com.pl/ adres e-mail do kontaktu: konferencje@4openmind.pl lub rejestracje@dlalekarzy.com.pl/

§2. Zasady uczestnictwa i odwołanie uczestnictwa

2.1. Uczestnikami Konferencji są lekarze ginekolodzy, lekarze medycyny rozrodu oraz onkolodzy, którzy:

uczestniczą w sesjach wykładowych bez własnej prezentacji;
zgłosili swoje Uczestnictwo poprzez wypełnienie oraz wysłanie elektronicznego zgłoszenia dostępnego w oficjalnym serwisie internetowym Konferencji zgodnie z instrukcją zgłoszeniową lub zgłosili swoje uczestnictwo za pośrednictwem maila rejestracyjnego dostępnego na stronie dlalekarzy.com.pl/ lub zgłoszą swoje uczestnictwo na miejscu Konferencji;
dokonali opłaty za udział w Konferencji do dnia Konferencji (w wysokości i na konto wskazane w oficjalnym serwisie internetowym Konferencji).

Uczestnikami Sympozjum są również inne osoby związane zawodowo z tematyką Konferencji oraz przedstawiciele sponsorów.

2.2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za podanie przez Uczestnika w trakcie dokonywania zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji, danych błędnych, nieprawdziwych lub niepełnych.

2.3. Organizator wystawi fakturę za udział w Konferencji na indywidualną prośbę Uczestnika.

2.4. Każdy Uczestnik otrzyma certyfikat potwierdzający udział w Konferencji w wersji elektroinicznej w ciągu 7 dni od zakończenia wydarzenia.

2.5. Za udział we wszystkich wykładach Uczestnik otrzyma punkty edukacyjne, zgodnie z zasadami ustalonymi przez Naczelną Izbę Lekarską/Okręgową Izbę Lekarską.

2.6. Koszt przejazdu na miejsce Konferencji Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.

2.7. W celu wzięcia udziału w Konferencji uczestnik ma obowiązek dokonania rejestracji oraz terminowego uiszczenia opłaty w wysokości i na konto wskazane w na Stronie Internetowej Konferencji.

2.8. Warunkami uczestnictwa w Konferencji są:

2.8.1. Zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na Stronie Internetowej Konferencji lub wysłanie zgłoszenia na adres konferencje@4openmind.pl lub rejestracje@dlalekarzy.com.pl/ oraz:

2.8.2. Uiszczenie opłaty w wysokości i terminie podanych przez Organizatora.

2.9. Termin nadsyłania zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji za pośrednictwem Strony Internetowej Konferencji upływa w dniu wskazanym przez Organizatora. Rejestracja po tym terminie będzie możliwa osobiście w recepcji konferencyjnej w czasie trwania Konferencji, w miarę dostępności miejsc.

2.10. Organizator ma prawo nie dopuścić Uczestnika do udziału w Konferencji w przypadku, gdy nie uiścił on opłaty za udział w Konferencji. W przypadku zapłaty w terminie 3 dni przed Kongresem bądź w dniu Konferencji Uczestnik powinien zabrać ze sobą potwierdzenie przelewu.

2.11. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Konferencji w terminie 7 dni od daty rezerwacji uczestnictwa nie później jednak niż dwa tygodnie przed dniem rozpoczęcia Konferencji. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Konferencji powinna być dokonana w formie pisemnej – Formularz odstąpienia Konsumenta od umowy stanowi załącznik do niniejszego Regulaminu.

2.12. W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Konferencji Organizator niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od daty złożenia rezygnacji zwróci wszelkie uiszczone przez Uczestnika opłaty na wskazane przez niego konto bankowe.

2.13. W przypadku, gdy uczestnik zrezygnuje z udziału w Konferencji, lecz nie powiadomi o tym organizatora minimum 14 dni przed datą Konferencji, uczestnik nie otrzyma zwrotu wpisowego.

2.14. Organizator nie pokrywa kosztów dodatkowych poniesionych przez Uczestnika w związku z Sympozjum.

2.15. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w programie Konferencji i zobowiązuje się do publikowania na stronie internetowej aktualnych informacji. Uczestnikowi nie przysługuje w takim przypadku prawo do odszkodowania ze strony Organizatora.

§3. Informacje o wystawcach/sponsorach podczas Sympozjum

3.1. Pomieszczenia przeznaczone pod powierzchnie wystawiennicze dla sponsorów są oddzielone od pomieszczeń, w których będą prowadzone wykłady – znajdują się w holu w pobliżu sali dydaktycznej.

3.2. Sponsorzy są poinformowani przez Organizatora, iż nie mogą prowadzić działań marketingowych wobec Uczestników Konferencji, które są nieetyczne lub naruszają normy prawne i obyczajowe.

3.3. Przebywanie Uczestników w miejscu przeznaczonym pod powierzchnie wystawiennicze jest dobrowolne.

3.4. Organizator Konferencji nie ponosi odpowiedniości za formę i instrumenty przekazu marketingowego, który kieruje sponsor do osób przebywających w pomieszczeniach przeznaczonych pod powierzchnie wystawiennicze.

3.5. Organizator Konferencji nie ponosi odpowiedzialności za stoiska wystawców i ich ewentualne zniszczenia

§4. Ceny i warunki płatności

4.1. Ceny oraz warunki płatności za Uczestnictwo w Konferencji zamieszczone są na stronie internetowej Konferencji.

4.2. Płatnikiem (adresatem rachunku) jest podmiot zamawiający poszczególne usługi, związane z Uczestnictwem w Konferencji. Odpowiedzialność płatnika i Uczestnika wobec Organizatora jest solidarna.

4.3. Brak uregulowania należności za udział w Konferencji w terminie podanym na stronie internetowej Konferencji upoważnia Organizatora do odstąpienia od umowy i anulowania zgłoszenia uczestnictwa, bez ponoszenia z tego tytułu odpowiedzialności odszkodowawczej.

§5. Reklamacje

5.1. Wszelkie reklamacje Uczestników Konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej na adres siedziby Organizatora.

5.2. Reklamacje Uczestników Konferencji mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 7 dni od dnia zakończenia Konferencji.

5.3. Po upływie wyżej określonych terminów żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.

§ 6. Postanowienia końcowe

6.1.W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn zależnych od Organizatora, Organizator niezwłocznie zwróci opłatę wpłaconą przez Uczestnika na wskazane przez niego konto bankowe.

6.2. W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od Organizatora, Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu jakichkolwiek opłat związanych z Uczestnictwem w Konferencji, jak i kosztów usług dodatkowych zleconych Organizatorowi przez Uczestników Konferencji.

6.3. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu Uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.

6.4 W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.

6.5. Administratorem danych osobowych Uczestników w rozumieniu Ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku jest Organizator. Organizator nie przekazuje, nie sprzedaje i nie użycza zgromadzonych danych osobowych Uczestników innym osobom lub instytucjom.

6.6. Dane osobowe podane przez Uczestnika (imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mailowy) traktowane są jako informacje poufne i przetwarzane będą w celu i zakresie niezbędnym do poprawnego wykonania usług związanych z uczestnictwem w Konferencji, a w szczególności do komunikacji pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem, do zakwaterowania i pobytu Uczestnika w hotelu, do rozliczenia transakcji oraz dochodzenia ewentualnych roszczeń z tytułu płatności za udział w Konferencji lub z tytułu wywołania przez Uczestnika szkód podczas Konferencji.

6.7. Uczestnik ma prawo wglądu do swoich danych osobowych, żądania ich poprawienia lub usunięcia.

6.8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.

6.9. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencji, jak również na terenie Hotelu. Obowiązani są również do uiszczenia dodatkowych opłat wynikających z przedwczesnego zakwaterowania lub opóźnienia w wykwaterowaniu, z korzystania z minibaru.

6.10. Organizator informuje Uczestników, że obowiązuje zakaz wnoszenia na teren Hotelu pokarmów i napoi. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne zatrucia wywołane produktami wniesionymi na teren Hotelu i spożytymi przez Uczestnika wbrew temu zakazowi.

6.11. Zabronione jest filmowanie, nagrywanie i fotografowanie wykładów i uczestników Konferencji bez zgody Organizatora.

6.12. Warsztaty będą filmowane oraz fotografowane przez Organizatora.

6.13. Uczestnik wyraża zgodę na nieodpłatne utrwalanie, powielanie i rozpowszechnianie jego wizerunku, w tym na komercyjne jego wykorzystanie w przypadku:

gdy uczestnik zostanie sfilmowany lub sfotografowany na terenie Hotelu;
gdy uczestnik dobrowolnie wyrazi zgodę (w tym domniemaną) na udzielenie wywiadu przed kamerą, bądź na pozowanie do zdjęcia.

6.14. Zarejestrowanie się w charakterze Uczestnika Konferencji jest równoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego Regulaminu, a także przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.

6.15. Organizator ma prawo zmiany postanowień niniejszego Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie od dnia ich zamieszczenia na stronie dlalekarzy.com.pl/ , przy czym w odniesieniu do Uczestników, którzy dokonali zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji przed wejściem w życie zmiany Regulaminu, konieczne jest ich e-mailowe poinformowanie o wprowadzonych zmianach.